RINGKASAN & TUGAS MATERI KULIAH ADMINISTRASI PERkantoran EXTRAWEBDIA .COM:

EXTRAWEBDIA .COM: RINGKASAN & TUGAS MATERI KULIAH ADMINISTRASI

RINGKASAN & TUGAS MATERI KULIAH  ADMINISTRASI  PERKANTORAN

A.   PENGERTIAN  ADMINISTRASI PERKANTORAN

            Secara etimologi Administrasi  berasal dari bahasa Latin  yaitu   terdiri atas kata Ad yang bermakna penekanan secara intensif, dan ministrare yang berarti melayani, membantu, atau memenuhi. Jadi Istilah ini merujuk pada suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan yang seharusnya dilakukan secara intensif dan Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yangdidasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telahditentukan sebelumnya. Sedangkan kator secara etimologi kantor berasal dari
Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”memiliki makna  kantor adalah tempatmemberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.dan menurut istilah adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya

            Jadi dapat disimpulkan administrasi perkantoran,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan. Atau dengan kata lain administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B.   SASARAN

AWAL KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

            Sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work)
Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih
luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai
berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

            Ruang perkantoran meliputi
Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara;
Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor
keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;

Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

            Komunikasi meliputi Pengiriman
surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel; Pendiktean
telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex;
Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

            Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama;
Disiplin; Pensiun; Pengaduan.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

          Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian;
Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

  Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin

pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan

terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;

Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan danmesin baru.



6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

  Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode

  Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;

Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;

(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.

8. Warkat (Records)

            Warkat meliputi
pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola
surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode
pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan
mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

            Kontrol pimpinan pelaksana
meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan;
perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja;
Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji.

            Namun
selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni.
Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya
dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan
untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang
dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya
mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan
tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang
berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di
dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.

Tujuan
Administrasi Perkantoran

Tujuan program keahlian administrasi
perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

      
Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

      
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.

      
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

      
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

      
Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh
manfaat masing-masing pihak.

      
Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga
segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

BAB III



PENUTUP



3.1 Kesimpulan

Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam
hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan
kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan
pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).



3.2 Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan
masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran
memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali
dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus
pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha
untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.