UNSUR -UNSUR POKOK ADMINISTRASI NEGARA

UNSUR -UNSUR POKOK ADMINISTRASI NEGARA

1.    Organisasi

          - sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka atau wadah di mana usaha kerjasama itu diselenggarakan. James D. Money (1947) menyebutnya sebagai bentuk perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. (the form of every human association for the attainment of a common purpose). Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisir  (pengorganisasian - organizing) ialah penyusunan rangka itu dengan membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

Penelaahan terhadap rangka di mana administrasi itu berlangsung menimbulkan sekelompok pengetahuan yang disebut:

-                       teori organisasi (theory of organization)

-                       analisis organisasi dan methode (organization and methods analysis – O & M analysis)

-                       tingkah laku administratif (administrative behavior), perilaku keorganisasian (organizational behavior)

-                       hubungan manusia (human relations)

-                        

2.    Manajemen sebagai suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Sarjana Oliver Sheldon (1957) mengatakannya sebagai “the process by which the execution of a given purposes is put into operation and supervised” (proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi). Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang sebagian sarjana berbeda klasifikasi. Menurut Henry Fayol, yaitu: Perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian komando (comanding), pengkoordinasian (coordinating), pengawasan (controlling). G.R. Terry dengan akronim POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). The Liang Gie dengan fungsi perencanaan, pengambilan putusan, pembimbingan, pengkoordinasian, pengendalian dan penyempurnaan. Dalam perkembangan manajemen telah muncul berbagai pengetahuan sepertinya: Total quality management (manajemen mutu terpadu), management by objectives (manajemen berdasarkan sasaran), Management Information System (Sistem Informasi Manajemen), Manajemen Stratejik, Manajemen Sumber Daya Manusia dan banyak pengetahuan ekonomi yang memakai istilah manajemen seperti manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen koperasi, dan manajemen akuntansi, bahkan pada lembaga pendidikan di bidang ekonomi terbentuk jurusan/program studi manajemen.

3.    Komunikasi. Ini merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama itu mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa komunikasi yang baik, tak mungkin kerjasama dapat terlaksana dengan baik. Pengetahuan yang merupakan segi-segi komunikasi ini misalnya: reporting techniques (tehnik pelaporan) Sistem informasi (information system),

4.    Kepegawaian. Ini merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama. Penelaahan terhadap unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama Administrasi Kepegawaian  (Personnel Administration) yang dewasa ini kecenderungan menggunakan istilah sumber daya manusia. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia itu dari penerimaannya (recruiting) sampai pemberhentiannya (retirement). Termasuk pula di sini ialah analisis dan klasifikasi jabatan (job analysis and classification) serta pengembangan tenaga itu melalui latihan-latihan (training)

5.    Keuangan. Ini merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup  penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.

6.    Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory and property control)

7.    Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengada-kan, mengirim, dan menyimpan pelbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau manajemen perkan-toran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi.

8.    Hubungan Masyarakat. Ini merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha kerjasama itu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya. Aspek ini justru amat pentingnya bagi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun perusahaan agar mendapat dukungan dari rakyat bagi pemerintah dan kesukaan konsumen bagi perusahaan. Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam bidang ini, yaitu hubungan masyarakat (publik relation), keprotokolan, dan  dalam bidang perusahaan dengan periklanan (advertising)