MATERI KULIAH ADMINISTRASI PERERKANTORAN

RINGKASAN & TUGAS MATERI KULIAH  ADMINISTRASI  PERKANTORAN

A.   PENGERTIAN  ADMINISTRASI PERKANTORAN

            

 Secara etimologi Administrasi  berasal dari bahasa Latin
yaitu   terdiri atas kata Ad yang bermakna penekanan secara intensif, dan ministrare yang
berarti melayani, membantu, atau memenuhi. Jadi Istilah ini merujuk pada suatu
kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua
kegiatan yang seharusnya dilakukan secara intensif dan

 
 Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi
merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Sedangkan kator secara etimologi kantor berasal dari
Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat
kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna  kantor adalah tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.dan menurut istilah adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani
data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya

           Jadi dapat disimpulkan administrasi perkantoran,merupakan
rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan ,mengawas i (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan. Atau dengan kata lain administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.


B.   SASARAN
AWAL KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN


            Sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work)
Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih
luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai
berikut :


1. Ruang perkantoran (Office Space)

            Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.


2. Komunikasi (Communication)

            Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.


3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

            Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.


4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

            Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian;
Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.


5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

    Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
 pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat;
Peralatan terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan
kebersihan; Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.



6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

            Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.


7. Metode

            Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.


8. Warkat (Records)

            Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode
pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan
mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan;perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja;
Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji. Namun
selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang
dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran didalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.
TujuanAdministrasi Perkantoran

Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

·         Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis·
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan·
tugas secara efektif dan efisien.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

·         Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh
manfaat masing-masing pihak.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan

BAB III



PENUTUP



3.1 Kesimpulan

Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam
hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan
kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan
pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).



3.2 Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan
masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran
memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali
dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus
pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha
untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.